Inteligencia de Negocios

La inteligencia de negocios es una combinación de datos, personas y procesos, es por eso que en PIT construimos servicios soportados de herramientas tecnológicas para potenciar su organización frente a la competitividad 4.0.

1. Estrategia:

El QUE se quiere alcanzar, las herramientas para lograrlo y la sumatoria de elementos que combinados den una mezcla única de valor, generan resultados transformadores. Una estrategia bien diseñada, definida, capacitada y en constante seguimiento, debe garantizar:

  • Medición para hacerla posible de alcanzar. Si no se sabe a donde se quiere llegar, cualquier bus sirve en el camino.
  • Tácticas de juego que definan el COMO, con que herramientas y estructuras.
  • Ejecución estratégica que entregue el QUIEN, CUANDO Y DONDE, solo el 17% de las estrategias del mundo funcionan y obedece a que realmente tienen una conexión lógica entre la estrategia, la táctica y la operatividad, basándola en la calidad de su información y la mejora continua, enfocada a metas claramente definidas.

Por último, dentro de la estrategia, la ALINEACIÓN se hace esencial y la información es el insumo básico de un buen cumplimiento estratégico.

De igual forma poder conocer el proceso de contabilización para mantener al día la información financiera y poder obtener datos claves como el punto de equilibro de la organización.

2. Proceso:

Tener definido el proceso dentro de cada una de sus áreas que les permita generar la información que se requiere permanentemente disponible, se hace fundamental para la administración de su negocio. Un proceso se compone del paso a paso que se debe tener para generar la data requerida para la fabricación de los dashboard que le permitan obtener información de valor para tomar decisiones de constante potencialización de su organización. Ejemplo, poder conocer la tasa de conversión de cada uno de los eslabones del embudo en un área de ventas y sus causas de no conversión, se vuelven fundamentales para el proceso de expansión y sostenibilidad de una organización.

3. Lenguaje Alineado:

Mucho se habla de la gobernabilidad de los datos en los procesos internos de las grandes compañías, valor único de diferenciación de cara a la sostenibilidad y la competitividad del mundo actual, las compañías que logran hablar el mismo idioma entre su estrategia, su día a día y sus sistemas, son las empresas que generan una velocidad en su evolución mayor que la de la competencia. El lenguaje definido y controlado son la base de la gobernabilidad y sostenibilidad de los datos, por lo tanto, la sostenibilidad del buen hábito de tomar poderosas decisiones, la clave esencial en un mundo que cambia permanentemente a velocidades increíbles. Desarrollar los maestros para la administración de la información de cada una de las áreas integrando el lenguaje del diario vivir de la organización, con el lenguaje de sus sistemas y del mercado, es un optimizador de tiempos de inducción, de tiempos de alineación, de tiempos de fabricación de información de valor y lectura de la misma.

4. Fuentes de información confiable::

La información basada en la construcción de permanente intervención humana en la transformación de la misma, genera posibles continuos errores, la mejor forma de explicarlos es con un ejemplo: Imaginemos una empresa de venta de consultoría que quiere evaluar las causas de crecimiento de sus clientes a través de sus diferentes servicios, para ello requiere de los siguientes informes: 1. Informe de ventas que baja de su ERP; 2. Informe de la historia de clientes que lo baja del CRM; 3. Informe de Operaciones que lo construye en Excel con el histórico de servicios prestado al cliente. 4. Informe de servicio al cliente que lo baja de su plataforma de PQR. Cada informe lo baja a Excel de su fuente primaria, el analista de ventas en los dos primeros, el analista de operaciones el tercero y el coordinador de servicio al cliente el de los PQR. Desde Excel empieza a trabajar las bases de datos en ocasiones completándolas con datos faltantes, insertando y quitando columnas para poderlo organizar, generan tablas dinámicas y luego grafican, finalmente lo llevan a PowerPoint para poderlo presentar a su director. En la reunión donde cada parte lleva su componente, se demoran explicando el 70% del tiempo lo construido y se empiezan a ver diferencias de data entre las partes como fechas, causas, entre otras… no continuamos ampliando el ejemplo suponiendo en dicha reunión se cierra el tema y no se generan retrabajos analíticos. La finalidad de tener fuentes de información confiable es minimizar la manipulación de la información y poderla tratar directamente desde la fuente madre y combinarla entregando una información única en herramientas de inteligencia de negocio que permitan tomar decisiones permanentes sin tiempo muerto de elaboración.  Una vez diseñado y estandarizado el proceso, se contará con ella disponible por siempre.

5. Herramientas de productividad:

Los equipos de trabajo requieren de plataformas tecnológicas prácticas que les permita captar la información de una forma estandarizada, ágil y a bajo costo. En el mercado existen diversas herramientas para ello y se requiere del conocimiento para escoger la más idónea acorde a la necesidad, logrando optimizar el tiempo de gestión de una organización entre un 20% a un 40%, generando mayor valor a las organizaciones. Comparar la productividad de las PYMES vs las grandes organizaciones, basta con ver una cifra evidente, el 84% de los empleos en Colombia lo generan las PYMES y solamente hacen el 26% del PIB, esto debido a que no optimizan sus herramientas. Las PYMES que decidan entrar en digitalización de sus procesos garantizando data estructurada de valor gracias a herramientas de productividad, serán más agiles para la toma de decisiones y podrán incluso volverse más competitivas que aquellas empresas robustas de lentos procesos en la toma de decisión.

6. Bases de datos estructuradas:

Contar con información estandarizada y estructurada es la única garantía para elaborar información permanente a un clic de distancia que permita identificar las oportunidades de mejora de forma continua y sin alto degaste en la generación de informes. Gracias a la falta de data estructurada, según un estudio realizado en 200 empresas de tamaño mediano y grandes en Colombia, las organizaciones invierten el 21% del tiempo generando informes y pierden cerca del 60% del tiempo de las reuniones conjuntas explicando información estadística, imagínese ese tiempo invertido en generar valor porque los informes ya están producidos de forma estándar, permanente y con todo lo que requiere cada uno de los equipos para evolucionar permanentemente.

7. Repositorio centralizado:

Otro de los componentes de la gobernanza de datos es la necesidad de un repositorio de datos, donde quede centralizada y gobernada la información y los usuarios finales no tengan acceso a la manipulación de la data, una vez generada sirva como insumo y no sea factible su modificación, tal como lo hace un software donde el usuario no puede ingresar a tocar la información registrada, solo puede generar continuos registros, la base de datos centralizada, se convertirá en su sumatoria de información donde centraliza los datos de los diferentes software o fuentes de información y desde allí la combina y la extrae con elemento de BI aportando valor.

8. Bases de datos estructuradas:

El sueño dorado de todo directivo, poder tener la información en su celular o en su computador al día con lo que está pasando en su negocio, mezclando las diferentes fuentes sin necesidad de pedirla a nadie, con información veraz, agradable, a tiempo, siempre disponible y suficiente para la toma de sus decisiones, se convierte en el insumo nro. 1 para la dirección de su empresa. Ventas, rentabilidades, satisfacción de clientes, win rate de las ofertas, puntos de equilibrio, gestión del talento, pqrs, gastos de suply chain, fidelización de clientes, comportamiento del embudo, rentabilidades por línea de negocios, rentabilidades por cliente, numérica, costos de adquisición de clientes, márgenes de contribución por líneas de negocio o por regiones, gestión del talento humano, estado de competencias, en fin, toda la información que facilita la toma de decisiones y potencia el resultado de las mismas, a la velocidad de un clic.

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