Costos de financiación: Distraer recursos económicos del core business o cupos financieros que deberían estar enfocados en crecimiento del negocio, causan intereses anuales del 18% en promedio, lo que causa un 30% nominal de sobrecosto en los 3 años de vida útil de los equipos en el costo financiero de dichos recursos.

El tiempo de configuración de los equipos, oscila alrededor de $200.000 por equipo teniendo en cuenta tiempos de trabajo durante los tres años de un ingeniero interno, lo que presume un valor adicional por equipo del 10% aproximadamente.

Repuestos: Los repuestos oscilan entre el 20% al 50% del valor de la máquina en el tiempo de uso de 3 años.

Mantenimientos preventivos: Cada equipo debe requerir un mantenimiento cada 6 meses, lo que ocasiona 6 mantenimientos en los 3 años, a un valor medio de $120.000, son $720.000 por máquina. En una impresora multifuncional de $2.000.000, representa el 36% de costo adicional solamente en preventivos.

Soporte técnico: En promedio una impresora requiere soporte técnico por cualquier motivo: sea por desconocimiento de su manejo, atasco , repuestos, etc.,  3 veces al año, lo que ocasiona un 70% en mano de obra adicional del valor de la máquina.

Riesgos Adicionales

Departamentalización: Importante dentro de una táctica documental establecer los centros de impresión, con esto se logra reducir la cantidad de hardware lo que minimiza todos los costos del proceso. El desconocimiento de este proceso puede ocasionar hasta un 300% de sobrecosto en el hardware.

Impresión de color: El no tener parametrizado los usuarios de color y dar libertad absoluta, puede salir hasta 20 veces mayor el consumo de la impresión.

Desproporcionalidad: Tener impresoras sobredimensionadas o por el contrario sin la capacidad de producción requerida, genera sobrecostos en mantenimientos, partes o improductividad administrativa que todo se transmite en sobrecostos financieros y además influye directamente en el balance de los costos de hardware más suministros.

Falta de servicio de rescate: Si alguna máquina presenta fallas, es importante contar con un equipo de respaldo mientras se soluciona el problema de esta. Mientras se importa el repuesto de la parte averiada, si así se requiere o mientras se decide un cambio en los procesos internos.

Falta de Backup en un equipo crítico: Atendiendo el caso anterior de la máquina, si es un equipo crítico de la operación, se requiere de un reemplazo inmediato sin que afecte la funcionalidad operativa. El delegar dicha responsabilidad evita sobrecostos hasta del 100% del valor del hardware.

Obsolescencia programada: La obsolescencia es el momento en el cual se cumple la vida útil de los productos (hardware). Los fabricantes (OEM) desarrollan estrategias de consumo generando costos más altos de reposición o costos cercanos al costo total de la impresora nueva, convirtiendo en obsoleta la máquina. Esto puede generar sobrecostos hasta de un 33%.

Reducción en costos por suministros de impresión: Los suministros de impresión en un equipo puede costar entre 9 y hasta 40 veces el costo de adquisición de la máquina en un lapso de 3 años. Es por esto, que esta es una de las decisiones claves en el momento de adquirir el hardware.  Un experto aliado en el outsourcing de impresión evitará sobrecostos en cada hoja impresa en los siguientes 36 meses.

Backup de inventario: El tener un tóner de repuesto por cada máquina le genera unos costos financieros adicionales, que terminan siendo un 18% aproximadamente durante los 36 meses en el valor de una máquina. En el outsourcing de impresión ponemos a disposición los tóners de inventario controlado para que nunca se frene su operación.

Inventario existente en el momento de la determinación de renovación de equipos: Estos costos no se calculan en el momento de adquirir una máquina, pero con frecuencia clientes que nos compran tóner nos piden recibir este suministro cuando deciden cambiar de máquina y realmente se convierte en sobrecostos para el cliente. En un outsourcing de impresión, en el momento de cambio de equipos, se recogen si ningún sobrecosto para el cliente.

Fletes derivados en la compra o tiempos de gestión del personal: En ocasiones se considera que es más económico ir a comprar los tóners o las recargas, pero si incluyen el tiempo  del funcionario y el valor de los transportes, podrán darse cuenta que pueden incrementar el costo de los mismos hasta en un 40% aproximadamente, aspecto que definitivamente se vuelve relevante en tener un competente proveedor.

La amenaza de las recargas: Las recargas son el uso aparentemente más favorable en cuanto a costo, pero esto se asemeja a un carro cuando solo se le cambia la gasolina. Las consecuencias posteriores son más graves, generando sorpresas presupuestales no gratas.

El papel debería ser un consumo controlado: Al atarlo a la impresión este puede generar un sobrecosto hasta del 50% del valor del hardware durante 3 años. Al controlarlo, es susceptible de reducción hasta en un 30% su consumo.

Riesgos Adicionales

Variación del dólar: El dólar sube y baja constantemente y los riesgos de dicha variación deberían recaer sobre PIT y no sobre la operación administrativa de compras de todas las compañías. El negociar un precio anual por dichos tóners, congela el riesgo y permite presupuestar adecuadamente sin sobrecostos, en un producto que no hace parte de core de las organizaciones.

Garantías de producto no respondidas: Garantía de satisfacción es la bandera en todos los servicios, bajo la modalidad de outsourcing de impresión o alquiler de impresoras. La garantía de satisfacción está asegurada ya que finalmente solo paga por lo que consume.

La gestión administrativa es sumamente importante, ya que requiere de control de equipos, partes, suministros, costos y definitivamente desconcentra las labores del Core Business a los equipos de compras, administración o tecnología, cuando se dedican a estas operaciones que no generan rentabilidad directa para la compañía.

Compras: El departamento de compras tiene muchas actividades derivadas del proceso de impresión. Compra de hardware, compra de partes, contratación de servicios técnicos reactivos, servicios técnicos preventivos, compra de suministros (papel, tintas, cartuchos, tóner). Todo esto genera desgaste operativo mensual que puede ser minimizado y centralizado haciendo una revisión cada 3 años en un solo servicio continuado, lo que disminuye el tiempo de gestión de la persona de compras y lo libera para dedicarse a  generación de valor para la organización.

Variación en la ejecución presupuestal: Las sorpresas en la ejecución por todas las variables que hemos venido describiendo en este servicio.

Gestión de tóner de reserva: El tener un tóner de repuesto por cada máquina le genera unos costos financieros adicionales, que terminan siendo un 18% aproximadamente durante los 36 meses en el valor de una máquina. En el outsourcing de impresión ponemos a disposición los tóners de inventario controlado para que nunca se frene su operación.

Contabilización inventario existente en el momento de la determinación de renovación de equipos: Estos costos no se calculan en el momento de adquirir una máquina, pero con frecuencia clientes que nos compran tóner nos piden recibir los mismos cuando deciden cambiar de máquina y realmente se convierte en sobrecostos para el cliente. En un outsourcing de impresión o alquiler de impresoras, en el momento de cambio de equipos, se recogen sin ningún sobrecosto para el cliente.

Programación y Pago de facturas: Tesorería en la mayoría de los casos recibe 2, 3 o hasta 4 facturas dentro de un mismo mes referentes al servicio de impresión, las debe programar y el área de pagos de encarga de ejecutar los desembolsos. Archivo debe organizar y almacenar cada uno de los documentos. En fin, el tener todo integrado en una sola factura divide sustancialmente el trabajo de muchos colaboradores.

Administración de la hoja de vida de los equipos: Los equipos deben tener un control de su hoja de vida, con el fin de proyectar el cambio de sus partes, adicional identificar los problemas que presentan para tomar soluciones de raíz que generan beneficios administrativos. Dicha gestión ocupa tiempo del personal de IT o del equipo financiero, o simplemente se dejan de hacer ocasionando sorpresas presupuestales.

Seguimiento a depreciación contable: Financieramente mes a mes se debe depreciar y adicional ser controlado en un inventario anual de activos fijos, lo que genera gran desgaste para el área financiera.

Renovación de equipos: Tener la fecha y la determinación adecuada de renovación de equipos porque realmente se requiere, solo se puede lograr si se lleva la trazabilidad de los PQR’s  presentados por equipos para de esa forma tomar decisiones adecuadas de cambio.

Información, análisis de costos por equipos o usuarios: Poder tener trazabilidad y comportamientos por equipos y concentración de impresión, permite tomar decisiones adecuadas en función de economizar gastos y evolucionar digitalmente; soporte que PIT presta integralmente trabajando en planes anuales de ahorro y planes anuales de productividad y con un software propietario con costos mínimos operativos. Se toman decisiones entre las partes que hacen más competitiva a la organización en su táctica documental.

Riesgos Adicionales

Exceso de control: En ocasiones es más caro el control que el beneficio.  Los costos de tracking son convenientes si van a generar beneficios, de lo contrario se convierte en un sobrecosto administrativo.

Renovación de equipos no programada: El no visualizar cuando requiere una mejora en el equipo, ocasiona sorpresas financieras no deseadas, hacerlo en el momento adecuado con la información pertinente, permite mantenerse siempre a la vanguardia con costos óptimos.

Exceso de consumo en colaboradores sin debida justificación: Trazabilizar la plataforma puede llevar a tomar decisiones a auditar un equipo por usuario, sin necesidad de generalizar e incrementar costos integrales, allí si el beneficio viabiliza financieramente la decisión. Puede identificarse las oportunidades de optimización y digitalización, y es donde PIT a través de su gestión documental y el desarrollo a la medida de formatos y contenidos, genera valor en el acompañamiento.

No control de resmas de papel: El papel es una fuente de gastos no controlados usualmente en las organizaciones o en ocasiones altamente controlado generando sobrecosto por el exceso de control en mención. Cuando se ata este costo al sistema de control de los suministros de impresión, ocasiona beneficios en control y en consumo.

Impresión de color: El no tener parametrizado los usuarios de color y dar libertad absoluta, puede salir hasta 20 veces mayor el consumo de la impresión.