1. MARCO NORMATIVO
- Constitución Política de Colombia, artículo Derecho constitucional fundamental a conocer, actualizar y rectificar las informaciones recogidas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
- Ley Estatutaria 1581 de 2012 que regula la protección de los datos personales e impone la obligación a los encargados del tratamiento de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el manejo de la información, y para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
2. DEFINICIONES
Para todos los efectos legales se entiende por:
a. Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
b. Base de Datos: son el conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
c. Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
d. Dato privado: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
e. Dato sensible: aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
El tratamiento de datos sensibles está prohibido, salvo las siguientes excepciones: (i) cuando el Titular otorga su consentimiento,(ii) cuando el tratamiento es necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado, (iii) el tratamiento es efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad, (iv) el Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, y (v) el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, en este último caso deben adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
1 Cfr artículo 3º de la Ley 1581 de 2012.
f. Dato semiprivado: el que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la Ley 1266.
g. Dato público: es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
h. Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
i. Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
j. Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
k. Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Comprende la información que sea utilizada y/o se encuentre en las bases de datos de PIT SAS, quienes serán responsables del tratamiento de datos personales no públicos sobre los cuales decida de forma directa y autónoma.
4. RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO PIT SAS
Domicilio: Bogotá, D.C. – Colombia
Nit.: 830066370
Dirección: Km 1,5 vía, Fontibón, Bogotá, Mosquera, Cundinamarca. Bloque 3, Bodega 5, Oficina 110
E-mail: contactenos@pit.com.co
Teléfono: (601 919 1400 )
5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargado del Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. De forma excepcional y cuando aplique se considerarán como titulares las personas jurídicas – comunidades- en el evento que sean titulares del derecho de habeas data en los términos establecidos por la Jurisprudencia Constitucional, entre otras en la sentencia SU-1193/00.
3 Cfr artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada o consentimiento dado a los Responsables del Tratamiento; salvo, cuando no se requiera autorización para el Tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
c. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la citada ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
6. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la citada ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la citada ley.
i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la citada ley.
k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la citada ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
7. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS Y DE LA POLÍTICAS
Las bases de datos tendrán una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad del tratamiento, y las políticas contenidas en el presente documento regirán a partir del 01 de Julio de 2020.
8. PROCEDIMIENTOS QUE PUEDEN EJERCER LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
a. CONSULTAS: los titulares, sus causahabientes, representantes, apoderados o autorizados, podrán formular vía mail o por escrito a las direcciones indicadas por PIT SAS, consultas sobre la información que repose en la base de datos, la cual será atendida dentro de los 10 días hábiles siguientes a partir del recibido de la Si no es posible atender la consulta en ese término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la consulta, que no puede superar los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
b. RECLAMOS: los titulares, sus causahabientes, representantes, apoderados o autorizados, que consideren que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando adviertan presunto incumplimiento de los deberes de PIT SAS pueden presentar un reclamo en el cual indicarán los hechos, identificación del titular y su dirección, junto con los documentos que considere necesarios. PIT SAS dará respuesta dentro de los 15 días hábiles siguientes. En caso que no pueda atender el reclamo en ese término, informará al interesado las razones de la demora y la fecha en que lo atenderá, que no puede superar los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
9. POLÍTICAS RELACIONADAS CON EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
PIT SAS identificado con NIT 830066370 en cumplimiento de lo establecido en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios, el Registro Nacional de Bases de Datos y en general cualquier norma que regule la materia de tratamiento de datos personales, establece las siguientes políticas:
a. PIT SAS para realizar el tratamiento de Datos Personales en ejercicio de su objeto social, deberá obtener la autorización por medio de un documento físico, electrónico, mensaje de datos, internet, sitio web, o también de manera verbal o telefónica o en cualquier otro formato que permita su posterior consulta a fin de constatar de forma inequívoca que sin el consentimiento del titular los datos nunca hubieran sido capturados y almacenados en medios electrónicos o físicos. Así mismo se podrá obtener por medio de conductas claras e inequívocas del Titular que permitan concluir de una manera razonable que este otorgó su consentimiento para el manejo de sus Datos Personales.
b. PIT SAS solicitará la autorización a los Titulares de los datos personales y mantendrá las pruebas de ésta.
c. Toda labor de tratamiento de Datos Personales realizada por PIT SAS corresponderá al ejercicio de su objeto social y a las finalidades mencionadas en la autorización otorgada por el Titular, cuando la situación así lo De manera particular, las principales finalidades para el tratamiento de Datos Personales que corresponde a la PIT SAS desarrollar en ejercicio de su objeto social, se relacionan con los siguientes aspectos
- Servicios de impresión
- Servicios de productividad
- Servicios de analítica de datos e inteligencia de negocios
- Servicios de gestión documental
- Productos de tecnología como hardware, software y suministros de impresión
El Dato Personal sometido a Tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. PIT SAS mantendrá la información bajo estas características siempre y cuando el titular informe oportunamente sus novedades.
d. Los Datos Personales solo serán Tratados por aquellos empleados y colaboradores de PIT SAS que cuenten con el permiso para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades o por los Encargados.
e. PIT SAS no hará disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se trate de información pública.
f. Todo Dato Personal que no sea dato público se tratará por PIT SAS como confidencial, aún cuando la relación contractual o el vínculo entre el titular del dato personal y PIT SAS haya finalizado.
g. El titular directamente o a través de las personas debidamente autorizadas, podrá consultar sus datos personales en todo momento y especialmente cada vez que existan modificaciones en las políticas de tratamiento de la información.
h. PIT SAS suministrará, actualizará, ratificará o suprimirá los datos personales a solicitud del titular para corregir información parcial, inexacta, incompleta, fraccionada que induzca al error o aquella que haya sido tratada previa a la vigencia de la ley y que no tenga autorización o sea prohibida.
i. Cuando le sea solicitada información, ya sea mediante una petición, consulta o reclamo por parte del titular, sobre la manera como son utilizados sus datos personales, PIT SAS deberá entregar dicha información.
j. A solicitud del titular y cuando no tenga ningún deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de PIT SAS, los datos personales deberán ser eliminados. En caso de proceder una revocatoria de tipo parcial de la autorización para el tratamiento de datos personales para algunas de las finalidades PIT SAS podrá seguir utilizando los datos para las demás finalidades respecto de las cuales no proceda dicha revocatoria.
k. Las políticas establecidas por PIT SAS respecto al tratamiento de datos personales podrán ser modificadas en cualquier momento. Toda modificación se realizará con apego a la normatividad legal vigente, y las mismas entrarán en vigencia y tendrán efectos desde su publicación a través de los mecanismos dispuestos por PIT SAS para que los titulares conozcan la política de tratamiento de la información y los cambios que se produzcan en ella.
l. Los datos personales solo podrán ser tratados durante el tiempo y en la medida que la finalidad de su tratamiento lo justifique.
m. PIT SAS será más riguroso en la aplicación de las políticas de tratamiento de la información cuando se trate del uso de datos personales de los niños, niñas y adolescentes asegurando la protección de sus derechos fundamentales.
n. Los datos personales sujetos a tratamiento deberán ser manejados proveyendo para ello todas las medidas tanto humanas como técnicas para su protección, brindando la seguridad de que ésta no pueda ser copiada, adulterada, eliminada, consultada o de alguna manera utilizada sin autorización o para uso fraudulento.
o. Cuando finalice alguna de las labores de tratamiento de datos personales por los empleados, colaboradores y encargados del tratamiento, y aún después de finalizado su vínculo o relación contractual con PIT SAS, éstos están obligados a mantener la reserva de la información de acuerdo con la normatividad vigente en la materia.
p. El Titular de los datos personales puede ejercer, principalmente, sus derechos mediante la presentación de consultas y reclamos ante PIT SAS, a través de los siguientes canales:
Correo electrónico: carmen.s.uscategui.c@pit.com.co
Teléfono: 3002270926
q. PIT SAS registrará las bases de datos en el registro nacional de bases de datos – RNBD, en cumplimiento a lo establecido en la ley 1581 de 2012 y sus erogaciones así lo ameriten.