Las empresas digitalizan sus procesos para mejorar la eficiencia, pero Recursos Humanos aún depende del papel, según AIIM. Esto ralentiza la gestión y aumenta el riesgo de errores. En pequeñas empresas, Recursos Humanos suele estar a cargo de equipos pequeños o personas con múltiples responsabilidades, haciendo que la automatización de procesos sea crucial. La productividad resultante de la automatización tiene un mayor impacto en organizaciones pequeñas debido a sus recursos y presupuesto limitados.
¿CÓMO AUTOMATIZAR PROCESOS EN RR.HH?
Implementar un gestor documental para Recursos Humanos puede aportar numerosos beneficios, ya que los procesos basados en papel se convertirán en digitales, con unos flujos de trabajo más eficientes. Además, este gestor puede servir como plataforma corporativa que integre al resto de departamentos, con los accesos controlados mediante el establecimiento de roles y funciones. Veamos algunos ejemplos de cómo serían estos procesos digitalizados en RR.HH:
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE LOS EMPLEADOS
Los directores de RRHH necesitan acceso rápido y fácil a los datos de empleados, que deben almacenarse con controles de privacidad. Con formularios electrónicos, los empleados introducen su información directamente en archivos digitales, que se almacenan y se indexan automáticamente.
ADMINISTRACIÓN DE POLÍTICAS DE EMPRESA Y PROCEDIMIENTOS LEGALES
Cuando RR.HH implementa nuevas políticas o cambios en documentos legales, el software de gestión documental facilita su distribución y proporciona una cola de auditoría. Además, los formularios electrónicos agilizan y simplifican la obtención del consentimiento de los empleados, haciéndolo más eficiente.
SELECCIÓN DE PERSONAL
Gracias al gestor documental, los currículums recibidos a través de la web se almacenan en una base de datos en tiempo real e indexados automáticamente. Esto permite a RR.HH crear bases de datos de candidatos, clasificadas por temas y palabras clave, facilitando búsquedas rápidas. La distribución de currículums y la aprobación de contrataciones, se realizan mediante flujos de trabajo digitales, asegurando coherencia y trazabilidad en el proceso.
INCORPORACIÓN DE NUEVOS EMPLEADOS
Cuando un nuevo empleado se incorpora, debe rellenar numerosos formularios en papel, a menudo con información duplicada. Con formularios electrónicos, los datos se introducen una sola vez en campos relacionados. La integración del software de gestión documental con el portal web o la intranet de la empresa asegura que el dossier informativo esté siempre actualizado y accesible para todos los empleados.
EVALUACIÓN DEL RENDIMIENTO DE LOS EMPLEADOS
Después de automatizar procesos en RR.HH, las revisiones de contratación, aprobaciones de salarios y aumentos anuales son más rápidas y sencillas gracias a los flujos de trabajo automatizados, beneficiando tanto a la empresa como a los empleados. La gestión de problemas de rendimiento requiere trazabilidad precisa, garantizada al tramitar y almacenar documentos en un gestor documental, asegurando una evaluación clara de trayectoria de cada empleado de la compañía.
¿Quieres disfrutar de todas las ventajas de automatizar los procesos de RR.HH en tu empresa?
Ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos a digitalizar y hacer más eficientes los procesos que implican gestión de documentos tanto en Recursos Humanos, como en cualquier otro departamento de tu empresa.