“La cadena colombiana de supermercados Megatiendas, introdujo DocuWare en el 2014, pero al principio solo utilizaba el sistema para el archivado a largo plazo. Hoy en día, el grupo recibe y procesa todas las facturas en el formato electrónico especificado por la autoridad fiscal colombiana. Esto ha acortado los plazos de tramitación y permite a la empresa beneficiarse de los descuentos por pronto pago”.
Los orígenes de Megatiendas se remontan a hace más de 30 años, cuando el fundador comenzó a suministrar a las tiendas de barrio situadas en la ciudad de Cartagena. Más tarde, la empresa estableció una primera sucursal, atendiendo a clientes comerciales como propietarios de hoteles, restaurantes y tiendas, así como a amas de casa y otros consumidores particulares.
El creciente interés de los consumidores por comprar productos en mayores cantidades y a precios más bajos, dio lugar a la cadena actual que opera 27 tiendas en tres departamentos colombianos, con más de 1.500 empleados y, como grupo comercial independiente, alcanzó una impresionante facturación anual de unos 160 millones de dólares en 2022.
Al principio, las más de 10.000 facturas recibidas al mes se digitalizaban con DocuWare, pero la aprobación seguía haciéndose en papel. Para ello, el personal de contabilidad remitía los recibos a los departamentos responsables e iniciaba el pago tras su aprobación. Debido al elevado volumen de documentación, se producían muchos retrasos, por ejemplo, cuando las facturas no se enviaban a tiempo o se perdían en el camino.
Como consecuencia, había problemas con los proveedores, ya que los pagos se retrasaban, y la empresa perdía descuentos por pronto pago. Cuando un cambio en la legislación impuso el uso de las facturas electrónicas, la dirección aprovechó la oportunidad para evaluar diferentes sistemas de gestión documental. Rápidamente quedó claro que DocuWare cumplía mejor el perfil de requisitos para los workflows digitales.
Unas semanas antes del estallido de la pandemia de 2020, Megatiendas decidió ampliar DocuWare a una solución híbrida on-premise y en la nube. El partner de ventas realizó la ampliación completamente a distancia.
PROCESOS ALTAMENTE AUTOMATIZADOS
Actualmente, Megatiendas recibe todas las facturas en formato electrónico. DocuWare captura los recibos de los correos electrónicos, los indexa y los archiva. A continuación, comienza el proceso de aprobación: con la ayuda de listas de tareas y sellos digitales, las facturas se envían desde el departamento de contabilidad a las áreas responsables, donde se aprueban y finalmente se pagan.
Además de este proceso, Megatiendas ha establecido unos 30 flujos de trabajo adicionales, como por ejemplo la aprobación de los gastos de viaje o la gestión de contratos. Gracias a la firma digital, Megatiendas puede firmar cómodamente los contratos con los proveedores por vía electrónica, lo que resulta especialmente práctico y ahorra tiempo cuando el personal responsable está fuera de la oficina.
AUMENTO DE LA EFICIENCIA Y AHORRO DE COSTOS
Las ventajas de utilizar DocuWare son múltiples y no se limitan al hecho de que los empleados de contabilidad y administración pudieron trabajar desde casa durante la pandemia. Gracias a la digitalización, los tiempos de procesamiento pudieron reducirse considerablemente. Esto conlleva ventajas económicas, ya que la empresa puede planificar mucho mejor los pagos y aprovechar así los descuentos.
Además, los procesos digitales son más transparentes: mediante el uso de sellos digitales, es posible rastrear en cualquier momento quién procesó una transacción y cuándo. La ventaja más importante, sin embargo, es el aumento de la productividad: los empleados completan más tareas en el tiempo disponible, y Megatiendas ha podido mantener bajos los costes de personal a pesar del fuerte crecimiento del negocio y del mayor volumen de documentos.
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