La transformación de procesos en papel a flujos de trabajo digitales en Recursos Humanos agiliza tareas como contratación, evaluaciones de desempeño y onboarding, permitiendo al equipo enfocarse en estrategias clave. La gestión documental no solo mejora la eficiencia, sino que libera tiempo para atender prioridades como el compromiso del talento, la cultura organizacional y el desarrollo profesional, alineándose con las expectativas de una fuerza laboral en constante evolución.
ÁREAS CLAVE EN LAS QUE INCIDE LA AUTOMATIZACIÓN DE OFICINA
La sustitución de los procesos en papel por su automatización supone una mayor eficacia en procesos que van desde la contratación y la incorporación, hasta la baja definitiva. A ello contribuyen los flujos que mejoran la comunicación entre RRHH, directivos y empleados. Este es un breve resumen de algunas de las funciones en las que la digitalización mediante un sistema de gestión documental tiene un impacto significativo:
ATENDER EMPLEADOS A DISTANCIA
La gestión documental asegura los archivos de los empleados en un repositorio cifrado y los protege de usos no autorizados mediante derechos de acceso controlados. Los empleados que trabajan desde casa o en la oficina, pueden acceder fácilmente a la información sobre prestaciones, incluidas las cuentas de gastos flexibles, los programas de beneficios de empleado y las solicitudes de vacaciones. Sin embargo, sus registros son privados y seguros. El ahorro de tiempo obtenido gracias a la autogestión de los empleados se traduce en tiempos de respuesta más rápidos cuando tienen preguntas.
Tu equipo de RRHH también puede comprobar el estado de actividades como la revisión del rendimiento desde cualquier lugar y dispositivo. Así, estos procesos nunca se paralizan porque alguien esté trabajando desde casa.
GESTIÓN DE EXPEDIENTES DE EMPLEADOS
Una solución de gestión documental se adapta fácilmente a tus políticas y procedimientos corporativos, es escalable según el crecimiento de tu organización, puede adaptarse a sus flujos de trabajo únicos e integrarse con otro software como el de nóminas o tu Sistema de Gestión de Recursos Humanos. También, alivia el estrés de las auditorías internas o externas de RRHH, los impuestos sobre nóminas y las reclamaciones de indemnización de los trabajadores.
Cuando RRHH publica información, como un nuevo manual del empleado, el software de gestión de documentos facilita la distribución y permite la trazabilidad para confirmar la recepción. Además, los formularios electrónicos y la capacidad de firma digital hacen que la obtención de todas las firmas de los empleados sea más rápida, sencilla y rentable.
CONTRATACIÓN DE PERSONAL
Cubrir vacantes con la persona adecuada es más difícil que nunca. En un mercado laboral competitivo, los salarios y las prestaciones siguen siendo imprescindibles. Sin embargo, a los empleados de hoy en día también les preocupa la cultura de la empresa, un trabajo satisfactorio y si el puesto ofrece oportunidades de desarrollo personal y profesional.
Ahora que la mayoría de las contrataciones se realizan por Internet, es importante dar respuestas rápidas si se quiere contratar a los mejores. Un sistema de gestión documental envía los currículos a la persona adecuada para su revisión inicial y notifica su llegada activando un flujo de trabajo o por correo electrónico. De este modo, los currículos aptos pueden enviarse rápidamente al responsable de contratación adecuada. La distribución electrónica interna de currículos garantiza que todas las personas que vayan a entrevistar a un candidato tengan acceso a la información. Un proceso automatizado es coherente y repetible, y crea la trazabilidad de todas las actividades de contratación.
ONBOARDING
La competencia por obtener el mejor talento es intensa en estos momentos. Después de dedicar mucho tiempo y esfuerzo a encontrar un candidato cualificado, algunas empresas se están dando cuenta de que aumenta la rotación durante los primeros meses de empleo. El empleado puede sentir que la empresa no le ha preparado para empezar a trabajar con confianza o que su cultura no se ajusta a sus valores.
Los tres primeros meses que un nuevo empleado pasa en una organización, suelen determinar la rapidez con la que se convierte en un miembro comprometido de la plantilla. Algunos nuevos empleados que fueron entrevistados en línea pueden no haberte conocido a ti o a tu jefe antes de empezar a trabajar. La automatización de la incorporación garantiza que los nuevos empleados se sientan bienvenidos y bien equipados para que sus primeros días en el trabajo sean productivos y sin estrés.
Para asegurarse de que todas las bases están cubiertas, puedes crear una lista de comprobación de las tareas necesarias para la incorporación, como el contrato de trabajo, los acuerdos de confidencialidad, los manuales del empleado y los planes de formación inicial. Puedes gestionar fácilmente el aprovisionamiento de las nuevas contrataciones para que los empleados dispongan de los ordenadores, monitores y demás hardware que necesitan para empezar a trabajar, e incluso hacer que estos equipos se entreguen en sus domicilios en lugar de en su oficina.
GESTIÓN DEL RENDIMIENTO PROFESIONAL
Con la automatización, puedes utilizar formularios en línea para personalizar plantillas de evaluación del rendimiento, establecer fechas de revisión y recordatorios, y capturar y almacenar fácilmente toda la información en el expediente del empleado. Las evaluaciones, los aumentos salariales y los incrementos basados en el rendimiento, se racionalizan en flujos de trabajo eficientes que benefician a la empresa y a los empleados que reciben el incremento. Por otro lado, dispondrás de un seguimiento claro y coherente de la documentación que detalla el historial laboral de un empleado en caso de que tenga problemas de rendimiento.
Para implementar esta valiosa solución de gestión documental en tu departamento de recursos humanos, escríbenos a nuestro WhatsApp o déjanos tus datos en la sección de contáctanos.